Was ist Business Process Management?

Diesen Artikel verfasste Ma-Keba Frye, SEO Content Writer bei MuleSoft.

Business Process Management (BPM) ist eine Lösung, mit der Business-Prozesse in einem Unternehmen für alle Mitarbeitenden und Systeme automatisiert und verbessert werden. Mithilfe von Business Process Management können Unternehmen vorhandene Prozesse bewerten, messen, ändern und beobachten sowie neue Methoden identifizieren. Eine BPM-Lösung soll letztendlich Folgendes bewirken:

• Effizienz und operative Performance verbessern
• Workflows optimieren
• Kosten senke
• Fehler reduzieren
• Konsistenz zwischen Workflows sicherstellen
• Ergebnisse verbessern

BPM-Systeme haben in der Regel eine grafische Schnittstelle, über die Sie Ihre Business-Prozesse visuell modellieren können. Business-Analyst:innen oder andere Mitarbeitende ohne Programmierkenntnisse erhalten dadurch leicht Einblick in die Prozesse und können überprüfen, ob sie die Realität des Unternehmens widerspiegeln. BPM ist oft ein Grundbaustein für viele Business-Funktionen. Es kann zum Beispiel für die Verwaltung eines einzelnen Prozesses, wie das Onboarding neuer Kunden, oder eine bedeutende Unternehmenstransformation, die vollständig neue Methoden erfordert, angewendet werden.

BPM-Lösungen helfen Business-Analyst:innen in erster Linie bei der Modellierung und Optimierung der Funktionen ihres Unternehmens. Oft handelt es sich um langwierige Prozesse, die sich über mehrere Tage oder Wochen hinziehen. Einige Prozesse sind eventuell vollständig automatisiert. In vielen Fällen sind jedoch manuelle Eingriffe von Business-Stakeholdern notwendig.

Manuelle und wiederkehrende Aufgaben verschwenden Unternehmensressourcen und die Arbeitszeit von Mitarbeitenden. BPM kann in unterschiedlichen Branchen, wie zum Beispiel Gesundheitswesen, Versicherungswesen, Finanzdienstleistungen und Transportwesen, verschiedene Prozesse optimieren. So könnte BPM etwa beim Onboarding von Mitarbeitenden von Vorteil sein, das sich auf mehrere Systeme auswirkt, darunter Personalwesen, Lohn- und Gehaltsabrechnung und Gebäudesicherheit. Ein weiteres Beispiel wären E-Commerce-Prozesse mit niedriger Bestellmenge und hohem Wert, bei denen der Abschluss einer Transaktion manuell genehmigt werden muss.

Die Stärke einer BPM-Lösung liegt in ihrer Fähigkeit, die verschiedenen Systeme, Menschen und Prozesse zu orchestrieren und den Gesamtablauf der menschenorientierten Business-Aktivitäten zu verbessern. BPM-Lösungen konzentrieren sich auf die Definition, Ausführung und Überwachung von Prozessen. Insofern sind BPM-Lösungen in der Regel für fortlaufende Business-Prozesse optimiert, die manuelle Verarbeitungsschritte umfassen.

BPM-Anwendungen bieten für mehrere Abteilungen innerhalb eines Unternehmens und über mehrere Branchen hinweg einen immensen Wert und ein hohes Optimierungspotenzial. Hier einige Beispiele für typische Anwendungsfälle:

• Kontoeröffnung
• Schadenmanagement
• Konformitäts- und Risikomanagement
• Kundendaten
• Datenmanagement
• Mitarbeiter-Onboarding
• Gesundheitswesen und Versicherungswesen
• Kreditvergabe
• Marketinganfragen
• Operative Effizienz
• Projektmanagement
• Transport

Bei der Implementierung und Verwaltung von Business-Prozessen besteht der BPM-Lebenszyklus aus einer Reihe von Aktionen, die in Phasen durchgeführt werden. Während sich die Namen und die Anzahl der Schritte möglicherweise unterscheiden, besteht der BPM-Lebenszyklus in der Regel aus Modellierung, Automatisierung, Ausführung, Kontrolle, Messung und Optimierung. Jede Phase umfasst Aktivitäten, die die Effizienz der Abläufe eines Unternehmens verbessern können.

BPM besteht aus drei Kategorien. Einige Prozesse sind vollständig automatisiert, während andere menschliche Eingriffe erfordern.

1. Menschenorientiert: Trotz der zunehmenden Beliebtheit von Automatisierung spielen Menschen bei Unternehmensabläufen eine wichtige Rolle. Bei einem menschenorientierten Prozess werden menschliche Fähigkeiten und Beteiligung priorisiert. Menschen erledigen die meisten schwierigen Aufgaben und treffen Entscheidungen bezüglich der nächsten Schritte. Ein Beispiel für einen menschenorientierten Ansatz ist der Prozess für die Einstellung von neuen Mitarbeitenden. Heute wird in vielen Bereichen des Personalwesens Automatisierung eingesetzt. Trotzdem müssen Mitarbeitende bestimmte Aufgaben erledigen und Entscheidungen bezüglich der Bewerber:innen treffen.
2. Dokumentorientiert: Ein dokumentorientierter Prozess ist am besten für Unternehmen geeignet, in denen Dokumente eine wichtige Rolle spielen. Er ist auf die Optimierung von Workflows und Genehmigungen durch Beteiligte für bestimmte Dokumente ausgerichtet. Ein solcher Prozess kann zum Beispiel beim Einlesen von Bildern, Übersichten und Reports oder bei der Dokumentenprüfung und -freigabe nützlich sein.
3. Integrationsorientiert: Bei diesem Prozess ist der Mensch kaum oder überhaupt nicht beteiligt. Das integrationsorientierte BPM konzentriert sich auf die Koordination verschiedener Softwaresysteme und die Sicherstellung des nahtlosen Datenflusses zwischen den Tool-Netzwerken. Ein wichtiges Beispiel hierfür ist der Prozess der Integration von Marketing- und Vertriebstools, wenn auf einer CRM- und Marketing-Automatisierungsplattform Informationen bezüglich Lead-Engagement weitergeleitet werden.

Business Process Management und die damit verbundenen Tools und Anwendungen konkurrieren nicht mit Automatisierungstools, wie zum Beispiel Robotic Process Automation (RPA), Hyperautomation und intelligenter Prozessautomatisierung, Business Process Automation (BPA) und Workflow-Automatisierung. BPM identifiziert Chancen zur Verbesserung bei Business-Prozessen und generiert strategische, optimierte und digital verbundene Workflows. Moderne Automatisierungstools bieten jedoch die notwendige Unterstützung für die Umsetzung dieser Änderungen, die Optimierung von Prozessen, das Sprengen von Grenzen und die Verbesserung von Geschäftsergebnissen. Die Entwicklung von Robotertechnologien, maschinellem Lernen und künstlicher Intelligenz treibt die digitale Transformation, Effizienzsteigerungen und die Prozessoptimierung für Unternehmen voran.