Was ist Robotic Process Automation (RPA)?

Diesen Artikel verfasste Ma-Keba Frye, SEO Content Writer bei MuleSoft.

53 Prozent aller Unternehmen wenden Robotic Process Automation (RPA) bereits an, zeigt eine Studie von Deloitte Digital. RPA wurde als eine der am schnellsten wachsenden Softwarekategorien mit einem Wachstum von mehr als 200 % genannt. Das Thema liegt voll im Trend. Wenn Sie zu diesem Artikel gelangt sind, fragen Sie sich vielleicht, was RPA überhaupt ist und wie diese Technologie funktioniert.


Was ist und wie funktioniert RPA?

Robotic Process Automation (RPA) ist eine Softwaretechnologie, die mithilfe von Robotik und Automatisierung wiederkehrende Aufgaben durchführt. RPA ist eine Methode für die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Dabei ahmt ein „Bot“ die Desktop-Aktionen eines Mitarbeiters nach, indem er genau wie ein Mensch mit einer Schnittstelle interagiert.

RPA-Tools können wiederkehrende Aufgaben aufzeichnen, während diese von Benutzern durchgeführt werden. Auf der Grundlage des anschließend generierten Skripts führt der Software-Roboter dann die jeweilige Aufgabe durch. Oft basiert das vom Bot erstellte Skript auf den Klicks, Eingaben, Bewegungen und generellen Aktivitäten, die der Benutzer auf dem Bildschirm ausführt. Der RPA-Bot wiederholt diese Schritte dann gemäß diesem Skript. So erfasst er Daten und bearbeitet Anwendungen und Systeme genau wie ein Mensch.

Was sind typische RPA-Anwendungsfälle?

RPA wird branchenübergreifend für die Automatisierung wiederkehrender Business-Aufgaben eingesetzt. Am häufigsten werden dabei Screen Scraping und andere Automatisierungstechniken verwendet, um Daten zwischen verschiedenen Systemen oder Anwendungen zu übertragen oder andere Aktionen durchzuführen. 

RPA wird hauptsächlich für langwierige, manuelle Aufgaben genutzt und deswegen häufig in Rollen, Funktionen und Geschäftsbereichen eingesetzt, die viel Zeit für solche Prozesse aufwenden. RPA spielt eine wesentliche Rolle im Versicherungswesen, bei Banken und im Gesundheitswesen und erzielt:

  • Kostenreduzierung und mehr Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit
  • schnelleres Kunden-Onboarding
  • automatisierte Datenextraktion, Dateneingabe und -verarbeitung über Anwendungen, Dokumente und Bilder hinweg
  • höhere Präzision und Konformität von Prozessen

RPA ist besonders nützlich in Unternehmen, in denen Mitarbeiter viele wiederholte Aufgaben durchführen und durch Automatisierung Zeit sparen könnten, um sich wertschöpfenden Tätigkeiten zu widmen.


Einige weitere mögliche RPA-Anwendungsfälle:

  • Manuelle Dateneingabe und -bearbeitung (zum Beispiel CRM-Aktualisierungen)
  • Mitarbeiter- oder Geschäftspartner-Onboarding 
  • Reporting und Datenaggregation
  • Generierung von Dokumenten
  • Lohn-und Gehaltsabrechnung 
  • Benutzerkonfigurationen
  • Rechnungs- und Zahlungsverarbeitung
  • Auftragsverarbeitung und Versandbenachrichtigungen
  • Lebenslauf- und Bewerberüberprüfungen
  • Spesenabrechnung
  • Vorgänge für Darlehen, Forderungen und Einspruchsverfahren
  • Bestands- und Beschaffungsverwaltung


Mit welchen Vorteilen und Herausforderungen ist RPA verbunden?

Automatisierung spielt im digitalen Zeitalter eine Schlüsselrolle. Schließlich müssen Unternehmen ihre Produktivität steigern, das Kundenerlebnis verbessern und neue Produkte und Services schnell entwickeln und bereitstellen. Mit dem wachsenden Absatzmarkt für RPA-Technologie interessieren sich IT-Führungskräfte zunehmend für die Möglichkeiten, die RPA zur Beseitigung wiederkehrender Aufgaben, Optimierung von Abläufen und Bereitstellung von Kosteneinsparungen bietet. Wie bei jeder neuen Technologie ist die Implementierung mit Vorteilen und Herausforderungen verbunden, wie zum Beispiel:

Vorteile

  • Effizienz: Bekannterweise steigert RPA die Produktivität von Mitarbeitern im Unternehmen, da diese weniger Zeit für wiederkehrende Aufgaben aufwenden. Nach Erkenntnissen von Gartner kann eine Vollzeitkraft dank RPA eine Zeiteinsparung von insgesamt 30 % erzielen. 
  • Präzision: Dateneingabeaufgaben werden durch Automatisierung oft genauer erledigt als bei manueller Eingabe. RPA-Tools ermöglichen zudem eine 100%ige Konformität mit branchen- und unternehmensspezifischen Richtlinien.
  • Kosteneinsparungen: Steigende Mitarbeiterproduktivität bedeutet Kosteneinsparungen für das Unternehmen. Mitarbeiter können sich bei gleichem Zeitaufwand mehr und wichtigeren Aufgaben widmen. 
  • Zugriff auf Legacy-Technologien: Unternehmen, die immer noch Legacy-Technologien verwenden, fällt es häufig schwer, diese Tools in andere cloudbasierte Systeme zu integrieren. RPA kann Daten aus Legacy-Systemen einfach über die Benutzeroberfläche abrufen und erfassen.


Herausforderungen

  • Verdrängung von Arbeitskräften: Einer der größten Kritikpunkte an RPA und anderen Automatisierungstechnologien ist ihr Potenzial, den Bedarf an Dateneingabe und bürokratischen Aufgaben zu beseitigen.
  • Limitierte Intelligenz: RPA als eigenständige Technologie kann nur skriptbasierte Aufgaben durchführen und kann nicht lernen bzw. das Skript verbessern. Die nächste Generation von KI und intelligenten Automatisierungstools schafft diesbezüglich bereits Abhilfe.
  • Projektkomplexität: Transformative RPA-Projekte sind oft sehr komplex und mit einem hohen Zeitaufwand verbunden. Daher scheitern manche RPA-Projekte, bevor der ROI erzielt wird.


In welcher Beziehung stehen RPA und API-led Connectivity?

RPA und APIs werden häufig als Konkurrenten angesehen. Schließlich ermöglichen APIs die Integration von Systemen und Datensätzen, während RPA Daten aus Systemen extrahiert und in andere Systeme überträgt. Aber es gibt Situationen, in denen ein API-basierter Ansatz in Verbindung mit RPA den Integrationsumfang erweitern und den Zugang zu mehr Endpunkten ermöglichen kann. 

Wo die Automatisierung von Geschäftsprozessen über einen API-gestützten Ansatz noch nicht möglich ist, kann RPA eingesetzt werden. Zum Beispiel in den folgenden Fällen:

  • In einem System gibt es keine API, zum Beispiel in einer Legacy- oder lokalen Anwendung; oder ein System ist besonders hochgradig an die Anforderungen des Unternehmens angepasst. 
  • Für solche Endpunkte werden APIs verzögert oder überhaupt nicht erstellt. RPA überbrückt dann den Zugriff auf solche Systeme. 
  • Verschiedene Teams verwalten Automatisierung und Integration. 

Lösungen wie MuleSoft RPA ermöglichen die Entwicklung zu einem modularen Unternehmen, indem wiederkehrende Aufgaben von Bots ausgeführt werden. Ohne jeglichen Programmieraufwand können diese Bots auf intelligente Art Dokumente verarbeiten, Daten erfassen oder anstelle des Benutzers handeln. Diese End-to-End-Automatisierung im Unternehmen fördert Innovation und Zusammenarbeit, optimiert Prozesse und steigert die Effizienz und Geschwindigkeit. Außerdem können Anwender Integrationen und Automatisierungen mit isolierten Legacy-Systemen vornehmen. Mit MuleSoft RPA können Kunden erstklassige Integrations-, API-Management- und RPA-Funktionen bündeln und sich so zu einem modularen Unternehmen entwickeln.