Qu'est-ce que l'EDI ?

Qu'est-ce que l'EDI ? EDI signifie Electronic Data Interchange. Il s'agit d'un échange de données informatisées, soit de la manière dont une entreprise communique avec une autre afin d'établir un échange B2B. L'envoi de commandes ou de factures est un exemple de ce type de communications. Celles-ci peuvent aussi être spécifiques à un secteur. Dans le domaine des assurances, le traitement des demandes d'indemnisation et leur paiement passent par des messages EDI. Dans le domaine de la santé, l'EDI est utilisé pour communiquer des informations concernant un patient, par exemple lors du transfert de son dossier d'un hôpital à un autre.

En général, les documents EDI contiennent des informations similaires aux documents papier et remplissent la même fonction. Par exemple, les fabricants adressent un bon d'expédition EDI 940 à leur entrepôt pour indiquer une livraison client à honorer. Ce bon indique généralement l'adresse de livraison et l'adresse de facturation, ainsi qu'une liste des références produit et leur quantité. L'EDI est utilisé pour les communications B2B dans de nombreux secteurs (santé, transports, ingénierie, etc.).

Selon une étude de Forrester Research, l'EDI est un format de données de messagerie électronique encore particulièrement apprécié. En effet, « le volume annuel des transactions EDI dans le monde dépasse les 20 milliards par an et continue de se développer. » Pour les entreprises, le choix de l'EDI revêt de nombreux avantages :

• Contrôle des stocks par les fournisseurs
• Accélération des transactions
• Augmentation de la visibilité
• Meilleure précision des documents
• Réduction des délais
• Économies financières

Mise au point il y a 20 à 30 ans, la technologie qui sous-tend l'EDI devait à l'origine remplacer les fax, les courriers et les e-mails. Remplacer les communications entre personnes, sous forme de courrier papier ou électronique, par des messages EDI a permis de réduire les coûts pour nombreuses entreprises. Mais en raison de leur caractère automatique, les messages EDI doivent respecter un format normalisé.

Il existe de nombreuses normes EDI, comme ANSI, EDIFACT, TRADACOMS et ebXML pour ne citer qu'elles. Chaque norme présente différentes versions, par exemple ANSI 5010 ou EDIFACT version D12. Si les entreprises ont besoin de communiquer en utilisant différentes normes EDI, cela peut engendrer des problèmes. Elles doivent donc se mettre d'accord sur la norme EDI à utiliser ou passer par une sorte de service de traduction, sous la forme d'un logiciel interne ou d'un fournisseur de services EDI. Les normes EDI imposent des informations obligatoires et des informations optionnelles pour chaque type de document, ainsi que des règles à suivre concernant la structure du document.

Lors de la création d'un document EDI, comme une facture, l'ordre du texte et l'ordre des champs de données au sein de ce texte lui donnent sens. Ce texte doit respecter scrupuleusement les normes EDI, sans quoi les systèmes d'envoi et de réception ne seront pas en mesure de le comprendre. Ces dernières définissent exactement l'endroit et la manière dont chaque information doit être présentée. Un message EDI ne contient qu'un seul document de travail, comme un bon de commande, une facture ou encore un préavis d'expédition.

Dans de nombreux secteurs, l'échange de documents électroniques par messages B2B est encore le moyen utilisé pour réaliser les transactions concernant des processus métier. L'EDI a encore de beaux jours devant lui.

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