¿Qué es el EDI?

¿Qué es el EDI? EDI son las siglas en inglés de "intercambio electrónico de datos", un proceso que permite la comunicación entre empresas. Algunos ejemplos de este tipo de comunicación son la trasmisión de órdenes de compra y el envío de facturas. Estas comunicaciones también pueden presentar un grado de especificidad en función del sector. En el ámbito de los seguros, por ejemplo, los procesos de conciliación y el pago de reclamaciones utilizan mensajes EDI. En el sector sanitario, por otro lado, el intercambio electrónico de datos sirve para comunicar información de pacientes durante el traslado de un hospital a otro.

En general, los documentos de EDI contienen la misma información que se puede encontrar en un documento en papel con una función empresarial similar. Por ejemplo, los fabricantes utilizan órdenes de envío de almacén EDI 940 para informar a un almacén de que debe enviar productos a un minorista. Normalmente, incluye direcciones de envío y facturación, así como una lista de números y cantidades de productos. El intercambio electrónico de datos se utiliza en las comunicaciones B2B de numerosos sectores, como el sanitario, el de transporte, la ingeniería, etc.

Según Forrester Research , el valor del EDI como formato de datos para los mensajes electrónicos se sigue confirmando. La investigación afirma que el "volumen anual de transacciones EDI a nivel mundial supera los 20.000 millones de dólares al año, y no deja de crecer". Adoptar el EDI ofrece numerosas ventajas a las empresas:

• Control de inventario por parte del proveedor
• Mayor velocidad en las transacciones
• Visibilidad mejorada
• Mayor precisión de los documentos
• Reducción del tiempo de entrega
• Ahorro de dinero

La tecnología en la que se basa el EDI tiene entre 20 y 30 años de antigüedad y se diseñó para sustituir al fax, el correo postal y el correo electrónico. Reemplazar la comunicación entre personas, ya sea mediante papel o correo electrónico, por mensajes EDI automatizados ha supuesto un ahorro significativo para muchas organizaciones. Así, puesto que los mensajes EDI son de carácter automatizado, deben presentar un formato estandarizado.

Existen varios estándares de EDI, como ANSI, EDIFACT, TRADACOMS y ebXML. Y cada uno tiene versiones diferentes: ANSI 5010, EDIFACT version D12... Esta circunstancia puede ocasionar problemas cuando las empresas necesitan comunicarse con estándares diferentes. Las organizaciones deberán ponerse de acuerdo en qué estándar EDI utilizar o emplear algún tipo de servicio de traducción, ya sea con software interno o un proveedor de servicios EDI. Los estándares de EDI prescriben información tanto obligatoria como opcional para cualquier documento y proporcionan reglas para la estructura del documento.

Cuando se crea un documento de EDI, como una factura, el orden del texto y los campos de datos es lo que le otorga significado. El texto deberá adherirse estrictamente al estándar EDI o, de lo contrario, los sistemas de envío y recepción no podrán entender el documento. Este estándar define exactamente dónde y cómo se encuentra la información en el documento. Cada mensaje EDI englobará un solo documento empresarial, como una orden de compra, una factura o un aviso de envío anticipado.

En los diferentes sectores, el intercambio de mensajes B2B con documentos electrónicos sigue siendo el método de transacción más utilizado para los procesos empresariales clave. Es por eso que no se espera que el intercambio electrónico de datos deje de utilizarse en el futuro próximo.

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